Wie thuis kan werken, werkt thuis in deze tijd. Hoe kun je als leidinggevende online zo communiceren dat je ook op afstand dichtbij bent?

Onderstaand vind je een aantal tips vanuit het vakgebied e-coachen die je als manager helpen bij het online begeleiden van je medewerkers:

E-mail contact

• Heb je e-mailcontact, start je bericht met een compliment of waardering. Effectieve complimenten zijn oprecht en richten zich op gedrag dat de persoon zelf heeft kunnen beïnvloeden. Het compliment versterkt niet alleen de relatie, het zorgt voor verbinding en stimuleert ook het gedrag vaker te vertonen.
• Via e-mail kan je als manager de reflectie bij je medewerkers in beweging zetten en hun eigenaarschap stimuleren door met een zekere regelmaat persoonlijke, gerichte vragen te stellen over het dagelijks werk. Door deze reguliere interactie ervaart de medewerker bereikbaarheid. Processen verlopen soepeler als iemand persoonlijk wordt benaderd.
• Stel niet teveel vragen in je bericht, zeker niet als het over verschillende onderwerpen gaat. De ervaring leert: één vraag is één antwoord. Twee vragen is één antwoord, drie vragen is geen antwoord.
• Werk in je bericht met alinea’s zodat duidelijk is wat de kernboodschap is die je wilt overbrengen en probeer het bericht bondig te houden. Sluit ieder bericht op een activerende wijze af, zodat de lezer uitgenodigd wordt tot (re)actie over te gaan.

Telefonisch contact

• Heb je vooral telefonisch contact, dan ga je bijna vanzelf beter luisteren. Breng warmte aan in het gesprek. De ander ziet namelijk niet jouw lichaamstaal en gezichtsuitdrukking.

Contact via video

• Let bij video-overleg op een aantal zaken:
  • Zorg dat een ieder zijn microfoon uit heeft staan om hinderlijke achtergrondgeluiden te vermijden en werk met hand opsteken als iemand het woord wil nemen. Houd je strak aan de tijd, achter je pc wachten duurt langer dan wachten bij het koffieapparaat.
  • Video-overleg voeren kost veel energie. Dus bedenk of ‘beeld’ iets toevoegt en video-overleg nodig is. En overleg wie zijn video juist wel of niet aan heeft staan. Het kan afleiden, soms is het nuttig en nodig om iedereen te zien, soms geeft het teveel prikkels.
  • Verdiep je in de instellingen van de tool die je gebruikt, zodat beeld en geluid zo optimaal mogelijk zijn.

In online overleg is het soms nodig wat directiever te zijn. Leg uit waarom je dat doet, dan wordt dat geaccepteerd en als prettig ervaren. Je kunt je teamleden één voor één het woord geven. Je mist online snel het signaal dat iemand wat wil zeggen.

Doordat je meer via telefoon en video contact hebt, wordt je focus krachtiger. Je richt je beter op dat wat er gemeld wordt. In tegenstelling tot f2f kun je soms wat beter nadenken over je reactie. Dit geldt met name bij e-mails.
Je verliest wat maar je wint ook zeker wat.

Met dank aan Marjanne Peters en Eskil Elfferich, trainers in de online opleiding E-coaching.