Marjanne Peters, trainer en E-coach

Waarom ben jij gaan E-coachen?
‘Ik werd door een opdrachtgever gevraagd een groep medewerkers uit het buitenland te coachen. De opdrachtgever stelde vanuit praktisch oogpunt voor dat via e-coaching te doen. Ik ben dat aangegaan, maar kwam er al snel achter dat het heel lastig is om echt contact te krijgen als je niet beschikt over de benodigde kennis en vaardigheden op het gebied van e-coachen. E-coachen is heel anders dan face-to-face coachen, het is echt een vak. Ik was, omdat ik niet het resultaat haalde wat ik gewend was, best sceptisch maar wilde me er wel verder in verdiepen en ik ben vervolgens de opleiding e-coaching gaan volgen. Toen kreeg ik zicht op de verschillen en hoe ik juist die verschillen kan benutten. Mijn enthousiasme werd geboren!’

Vanwaar je enthousiasme?
‘Ik ben enthousiast om vele redenen maar de belangrijkste is wel dat je in staat bent in korte tijd een grotere bijdrage te leveren aan de ontwikkeling van de coachee en dat voordeel is voor mij nog belangrijker dan het tijd- en plaatsonafhankelijke aspect dat vaak wordt genoemd. De transfer van coaching gaat omhoog.’

Wat is er zo anders aan e-coachen?
‘Als ik het heb over e-coachen dan bedoel ik email-coaching; de meest uitgesproken vorm van online coachen. Je ziet elkaar niet, je communiceert via het geschreven woord en dan ook nog eens a-synchroon. De manier waarop je berichten leest en opstelt is dus heel belangrijk. Daarvoor heb je een bepaalde kennis van taalwetenschappen nodig. Ik heb opnieuw leren lezen en schrijven!

Het relationele niveau is heel anders dan bij face-to-face coaching. Je moet veel bewuster de relatie op orde brengen. Je hebt ook te maken met het spanningsveld van het tempo. Het is een uitdaging om dat spanningsveld goed in te zetten. Hoe kan ik de ander motiveren actief te blijven, zonder zelf de actie over te nemen. Zonder opleiding was ik me hier niet van bewust en liet ik het initiatief voornamelijk bij de coachee liggen. Hoe ik als e-coach meer de regierol naar me toe kon trekken heb ik in de opleiding en door ervaring geleerd. Als je dat lukt is het een groot voordeel dat je je coachee in continue betrokkenheid houdt. Je loopt als het ware virtueel de hele tijd mee en daar moet je als e-coach toch echt iets anders voor doen dan wanneer je face-to-face coacht. Sociale anonimiteit is ook een voordeel. De ander laat zich makkelijker zien. Ik heb nu geleerd hoe ik daar gebruik van kan maken. Het ontstaat niet vanzelf.’

Welke mogelijkheden zie je binnen organisaties op het gebied van e-coaching?
‘In deze tijden zijn organisaties sterk resultaatgericht en is het beheersen van kosten heel belangrijk. Medewerkers zijn de spil in de organisatie die dat moeten bereiken. E-coaching kan een belangrijke rol spelen bij het ontwikkelen van de benodigde competenties, zodat de medewerker effectief, efficiënt en met plezier kan werken. Tijd- en plaatsonafhankelijk begeleiden tegen relatief lagere kosten maakt coaching voor een grote groep medewerkers bereikbaar.

Wanneer leidinggevenden kunnen e-coachen/e-begeleiden zijn ze goed in staat om op een relatief eenvoudige manier verbinding te maken met hun medewerkers. Ook het bestaande mailverkeer wordt positief beïnvloed. Je kunt de inhoud beter interpreteren en je bent in staat om goed aan te sluiten op de boodschap van de ander wat veel extra communicatie kan voorkomen. Zeker bij het nieuwe werken waar je toch meer op afstand met elkaar communiceert is e-coaching een passend instrument.’

Hoe zie jij de toekomst?
‘Ik verwacht dat er in de toekomst veel meer pure e-coachtrajecten zullen plaatsvinden. Nu is e-coaching nog wat onbekend en spreekt het de ‘early adopters’ aan. Maar de mensen die ervaring hebben met e-coaching zijn dusdanig positief dat ik verwacht dat over 5 jaar de markt zeker 50/50 verdeeld zal zijn met pure e-coachtrajecten en hybride werkvormen. Natuurlijk zijn er ook situaties waarin je alleen kiest voor face-to-face coaching. Bijvoorbeeld bij vraagstukken waar wordt gekozen voor een meer lichaamsgerichte aanpak.
Dankzij e-coaching wordt individuele begeleiding toegankelijk voor iedereen, altijd. Als je een e-coach zoekt, kijk dan goed hoe hij is opgeleid en gecertificeerd.’

Wil je meer weten over e-coaching?

Meld je dan aan voor een van de gratis online informatiebijeenkomsten over E-coaching onderaan deze pagina.

Gerelateerde opleiding: E-coaching
Bron: Coaching Magazine, coach in de organisatie.

‘Groot voordeel van e-coaching is het zeer frequente contact tussen coach en coachee. Hierdoor ontstaat een zeer levendige interactie.’ Aan het woord is Rita Vanelderen. Rita is werkzaam als zelfstandig coach en biedt face-to-face en wandelcoaching aan, en online coaching via email. Ze laat de keuze bij de klant want de vorm van coaching moet goed aansluiten bij wat de klant prettig vindt. 

Vanwaar je interesse in e-coaching?
Ik ben de opleiding e-coaching gaan volgen omdat ik het fijn vind om te schrijven en omdat e-coaching een nieuwe ontwikkeling is. Ik wilde daar graag meer over weten. Tijdens die opleiding werd ik steeds enthousiaster over de positieve werking van coaching via email. In het oefentraject heb ik zelf mogen ervaren wat de voordelen zijn. Daarna ben ik het met veel enthousiasme en succes gaan inzetten in mijn eigen praktijk.’

Wat is je ervaring met e-coaching? 
‘Vanuit mijn zelfstandige praktijk begeleid ik een aantal coachees via email. Daarbij vindt de dialoog tussen de coachee en mij volledig schriftelijk plaats in Pluform (een beveiligd systeem). Daarnaast heb ik coachees die meer baat hebben bij een combinatie van face-to-face en email coaching. Ik merk dat dit vooral een toegevoegde waarde heeft wanneer de coachee aan de slag gaat met het zich eigen maken van nieuw gedrag en vaardigheden. Ik kan de coachee dan in de periode tussen twee afspraken opvolgen en stimuleren via email, waardoor de kans groter wordt dat de coachee zijn doel bereikt.’

Wat is er anders? 
‘Wat er echt anders is, is dat je de klant niet ziet en de non-verbale communicatie grotendeels wegvalt. Daarom is een zeer grote zorgvuldigheid van de coach vereist bij het schrijven. Je ziet immers niet wat het effect is op de klant van wat je schrijft. Zorgvuldig taalgebruik, aansluiten bij de coachee, checken, complimenteren en onderlinge betrokkenheid creëren zijn zeer belangrijk.’

Welke voordelen en nadelen zie je?
‘Het grote voordeel is dat er zeer frequent contact is tussen de coach en de coachee. Hierdoor ontstaat er een zeer levendige interactie en kan ik als coach zeer kort op de bal spelen. Ik kan met kleine stappen werken wat de kans op succeservaringen verhoogt. En de klant mailt mij wanneer hij daar behoefte aan heeft en tijd en ruimte heeft. Of wanneer er iets relevants speelt, waardoor ik als coach meer kan inspelen op wat in het hier-en-nu belangrijk is voor de coachee. Daarnaast helpt het opschrijven de coachee om te reflecteren en tot de kern te komen.’
‘Mijn ervaring is dat de betrokkenheid van de coachee en de coach zeer hoog is. Dit komt volgens mij mede door de zeer frequente contactmomenten (meestal meerdere e-mails per week). Het nadeel hiervan kan zijn dat je teveel in het proces wordt “ingezogen”.’

Zou je alleen maar kunnen e-coachen? 
‘Neen, persoonlijk wil ik graag de afwisseling behouden tussen face-to-face coachen en e-coachen. Er is zeker een grote doelgroep voor e-coaching. Maar ook denk ik dat e-coachen niet voor alle klanten is weggelegd en face-to-face coaching voor bepaalde mensen effectiever is. Een voorwaarde voor coaching via email is dat de coachee van schrijven houdt en zich goed schriftelijk kan uitdrukken.’

Waarover dient een coach te beschikken als hij wil gaan e-coachen? 
‘Naast de vaardigheden van een coach, moet een e-coach over goede schriftelijke communicatieve vaardigheden beschikken. De e-coach moet in staat zijn om helder en duidelijk te schrijven en een onderlinge betrokkenheid en samenwerking tot stand te brengen via email.’

Vanuit haar praktijk CoachTo biedt Rita Vanelderen online coaching aan gericht op persoonlijke ontwikkeling en effectiviteit in werk en privé:

Wil je meer weten over de opleiding E-coaching? Meld je aan voor een van de online informatiebijeenkomsten!

Ivo Kothman heeft tijdens en na zijn burnout begeleiding gehad van een haptonoom en een e-coach. Dit heeft uiteindelijk geleid tot het inzicht dat hij op zoek moest naar een andere werkomgeving.

Wat waren voor u de signalen van een mogelijke burn-out? Het was niet zo dat ik op een ochtend opstond en dacht: “ik heb een burn-out”. Ik merkte dat ik fysieke klachten kreeg, ik kreeg hartkrampen. Dit vond ik niet normaal voor iemand van mijn leeftijd. Ik wist wel meteen dat dit niet goed zat, dit zou niet vanzelf weggaan. Met deze klachten ben ik naar mijn huisarts gegaan. Deze trok de conclusie dat ik een burnout had en adviseerde me naar de bedrijfsarts te gaan. De oorzaak van de burn-out lag zowel op privé- als werkvlak, maar alleen op het werkvlak kon de oorzaak weggenomen worden. Ook werd mij geadviseerd naar een haptonoom te gaan. Deze heeft mij bewust gemaakt van de connectie tussen geest en lichaam.

Hoe verliep de overgang terug naar het werk? Het optimisme overheerste in eerste instantie. Ik voelde me weer goed en wilde weer aan de slag. Het werk viel, tegen mijn verwachting in, toch wel tegen. Bij terugkomst zag ik helderder dan daarvoor dat dit niet het werk was dat bij mij paste. Ik heb toen hulp gekregen via ecoaching.

Het prettige was dat ik de coaching vanuit mijn eigen huis en werkplek kon doen. De burn-out had veel van me gevraagd, en deze manier van coachen was qua tijdsinspanning en reizen niet extra belastend. Via kleine stappen heb ik mijn eigen werksituatie kunnen analyseren en gaandeweg kwam ik tot de ontdekking dat ik niet op de goede plek zat. De opdrachten die mijn coach mij gaf, waren passend en ook leuk om te doen. De reflectie startte eigenlijk al bij het opschrijven van mijn ervaringen.

Door de e-coaching ben ik er ook achter gekomen wat voor mij de belangrijke dingen zijn in het werk. Dit heeft mij zeer geholpen bij het zoeken en vinden van een andere baan. Ik zat vast in de gedachte dat functiebeschrijvingen, competenties en opleidingsachtergrond de belangrijkste onderdelen van een vacature waren. Maar nu is mij duidelijk geworden dat voor mij geldt dat het type persoon dat gezocht wordt in combinatie met het opleidingsniveau het belangrijkst is. Dit is mijn inzicht, niet dat van mijn coach, maar door de e-coaching ben ik me hiervan bewust geworden. Dit heeft ertoe geleid dat ik van een echte engineering baan, nu in het onderwijs terecht ben gekomen. En dit bevalt me tot nu toe heel erg goed.

De burn-out heeft me uiteindelijk sterker gemaakt.

Hoe kijk je terug op je burn-out? Ik ben er sterker uitgekomen. Het was een ongelooflijk zware leerschool, maar ik heb veel over mezelf geleerd. Ik heb, mede door mijn huis- en bedrijfsarts, de juiste professionals op het juiste moment in kunnen zetten. De kennismaking met e-coaching was een hele positieve, doordat je rustig moet gaan zitten en dingen op gaat schrijven, komt de reflectie als het ware vanzelf op gang.

Qua werk zit ik nu met veel plezier op de goede plek. Met twee kleine kinderen blijft het thuis af en toe nog wat onrustig, maar doordat het op het werk goed gaat, kan ik dat wel handelen.

Meer weten over E-coaching?

Schrijf je in voor een van de gratis online informatiebijeenkomsten!

Gerelateerde opleiding: E-coaching Basismodule en Integratiemodule

“Een manager die beschikt over e-coachvaardigheden is in staat verbondenheid te behouden met zijn medewerkers en zelfredzaamheid te bevorderen, ook al werken manager en medewerkers fysiek op afstand van elkaar.”

Coaches en professioneel begeleiders maken steeds vaker gebruik van de mogelijkheden om mensen online te begeleiden. Met tijd en afstand onafhankelijk werken als één van de voordelen. Daarnaast biedt het online aspect, als je de bijzondere kenmerken van online werken op z’n kracht weet te benutten, onverwachte extra’s. Zoals: tijd om te ‘luisteren naar de geschreven woorden’, bedachtzaam kunnen antwoorden, tijd voor reflectie en de ruimte naast de inhoudelijke communicatie ook oog te hebben voor het persoonlijk contact. Het ‘gesprek’ vindt in alle rust plaats.

Als ervaren e-coach gaan mijn gedachten vaak uit naar de managers van deze tijd. Een tijd waarin Het Nieuwe Werken ingeburgerd is, de span-of-control vaak groot is, teams, manager en medewerkers vaak op verschillende locaties werken en de interne communicatie voor 70-80% online plaats vindt. Het aantal persoonlijke ontmoetingen neemt af en koffieautomaat-gesprekken, nuttig voor het bevorderen van onderlinge verbondenheid en een effectieve samenwerking, staan onder druk. Hoe zou het zijn als De Nieuwe Manager zijn/haar leidinggevende vaardigheden kan uitbreiden met e-coach vaardigheden, zodat hij/zij ook de online communicatie optimaal kan inzetten ten behoeve van de begeleiding van zijn/haar mensen? Deze vraag houdt mij al langer bezig. Rondvragen levert wisselende reacties op. Het is lang niet voor iedereen vanzelfsprekend dat online werkvormen als e-mail, chat en SMS ingezet kunnen worden bij het begeleiden van mensen. In het bedrijfsleven ziet men mailverkeer vaker als hinderlijk dan heilzaam.

Onpersoonlijk, tijdrovend en risico op misinterpretatie zijn geluiden die we horen. Maakt onbekend onbemind? Tijd om aan 4 professionals, managers en directie in onderwijs en bedrijfsleven, te vragen hoe zij aankijken tegen online begeleiden. We hebben hen een stelling voorgelegd, waarop ieder vanuit eigen achtergrond en ervaring heeft gereageerd. Het levert een kleurrijk beeld op van de verschillende mogelijkheden die zij zien, die uiteindelijk allemaal uitkomen bij het zelfde vergezicht.

Stelling: De Nieuwe Manager moet ook beschikken over e-coach vaardigheden om op afstand te kunnen leidinggeven.

Jacobien van Wittmarschen

HRD manager bij Facilicom Services Group en Certified eCoach Level II

“Managers die kunnen e-coachen is iets wat een belangrijke succesfactor gaat worden voor de organisatie. Wij zijn hier al op dit moment al mee bezig. Enkele van onze managers zijn hun medewerkers via e-coaching op specifieke thema’s aan het begeleiden.

Drie redenen waarom wij ervoor hebben gekozen managers te laten werken met e-coachen:

1. De klassieke wijze van managen, waar bijna dagelijks contact is met elkaar, komt in onze organisatie steeds minder. Medewerkers zijn zelf meer verantwoordelijk voor resultaten. Zelfredzaamheid is daarbij belangrijk. E-coaching sluit daar goed op aan.

2. Teams wisselen sneller van samenstelling, leidinggevende en medewerker moeten met elkaar een resultaat behalen zonder dat zij elkaar door en door kennen. Dit vraagt snel schakelen om iemand op specifieke thema’s te kunnen begeleiden. Een manager die de vaardigheden van het e-coachen onder de knie heeft, kan zijn medewerker op een persoonlijke manier begeleiden ook al kennen ze elkaar nog maar kort.

3. Voor een manager is het belangrijk frequent contact te hebben met zijn/haar medewerker om te kunnen werken aan ontwikkelingsdoelstellingen. Door de afstand is het moeilijk face to face gesprekken te realiseren. Daarbij gaat er declarabele tijd verloren bij de opdrachtgever als onze medewerker regelmatig weg is voor ontwikkelgesprekken. E-coaching maakt het mogelijk enkele keren per week contact te hebben over het ontwikkeldoel, terwijl ieder op zijn eigen locatie kan blijven.

De eerste ervaringen en resultaten moeten we nog even op wachten, maar we kijken er verwachtingsvol naar uit.”

Katrien Malcontent,

Projectmanager bij Randstad HR Solutions

Ervaart het leidinggeven op afstand dagelijks zelf. Katrien: “Ik heb mogen snuffelen aan e-coaching en ben positief verrast welke impact dit heeft. Wat een vak apart. Doordat je analytisch leert lezen en strategisch leert schrijven kan je sneller en dieper tot de kern komen. Dit helpt mij als manager ‘op afstand’ enorm om op een goede manier te kunnen managen. Ook al vind ik het elkaar in levende lijve zien een onmisbaar en plezierig onderdeel van leidinggeven. Als manager vind ik het belangrijk dat je, naast het helder overbrengen van je doel en visie, oog hebt voor je medewerker en hem/haar in zijn kracht kunt zetten en ontwikkelen. Ik denk dat e-coaching mij als manager kan ondersteunen in mijn professionele relatie en de aansturing van mijn medewerkers. Ongeacht of ik ze vaak kan zien, ook via online begeleiding kan ik leidinggeven en coachen en de band blijven voeden.”

Martin van Gogh

Algemeen directeur Hoogendoorn Automatisering (140 Fte), executive coach en Certified eCoach Level II

Martin voegt een extra aspect toe, namelijk de kwaliteit van de mailcommunicatie en de keuze voor de communicatievorm.

“In mijn omgeving merk ik dat veel ondernemers en managers nog heel graag dagelijks contact hebben met hun medewerkers. Bij voorkeur face to face, maar in de dagelijkse praktijk vervallen ze toch in het gebruiken van e-mail als communicatiemiddel. De verleiding is groot, even snel een paar mails beantwoorden… Hoe leger de inbox, hoe rustiger we ons voelen… En, dan gaat het snel mis. Het gaat niet altijd over de zakelijke inhoud, voor we het door hebben komt er een geirriteerd toontje in de mail, een mening, een oordeel. Als we het over het welbevinden van de collega hebben, dan kan dat wat mij betreft het beste aan tafel. En dan hebben ook moderne managers en ondernemers hun handen vaak nog vol om een ‘goed’ en empatisch gesprek te voeren en hun medewerkers te coachen of sturen. Tegelijkertijd zou het een geweldige aanvulling zijn als de manager de vaardigheden en spelregels van e-coaching zou leren toepassen. Om zijn medewerkers via e-coaching op afstand te kunnen begeleiden, maar vooral ook om het taalgebruik in de inhoudelijke mails te verbeteren en te leren wanneer de e-mail communicatie beter kan stoppen en plaats kan maken voor een gesprek met de medewerker aan tafel.’

We zien in de reacties dat de manager in deze tijd inderdaad in staat moet zijn om fysieke afstand tot zijn medewerkers te overbruggen. Daarnaast houden we graag in stand wat nog zo bekend is, namelijk het persoonlijk gesprek. Het gesproken woord en de non-verbale communicatie die daarbij hoort, is een aspect dat hoog gewaardeerd wordt door managers en medewerkers. Hoe breng je de huidige werkelijkheid van werken op afstand en de snelheid van online communicatie nu samen met de behoefte aan persoonlijk contact in samenwerkingsverbanden?

De analyse en visie van Artie Ramsodit

Onderzoeksbegeleider en onderwijsontwikkelaar bij Hogeschool van Amsterdam en tevens gemeenteraadslid PvdA in Haarlem

Artie richt zich op het belang van verbinding en de factoren die daarop van invloed zijn:

“De Nieuwe Manager is effectief wanneer hij (samen)werkt met betrokken medewerkers. Dat vraagt om leiderschap vanuit verbinding. Juist nu, met het nieuwe werken waar face-to-face contacten verschralen, is verbinding essentieel. Deze verbinding vereist van de nieuwe manager; nabijheid, bereikbaarheid en laagdrempeligheid.
Het nieuwe werken kan afstand creëren, omdat je elkaar minder vaak ziet. Het risico is dat zowel de blik van de manager, als die van de medewerker vernauwt, beide bezien zaken voornamelijk nog vanuit het eigen perspectief. Het is een uitdaging om nabijheid en afstand samen te brengen. E-coachen biedt kansen de verbinding te leggen.

Via e-mail kan De Nieuwe Manager de reflectie bij medewerkers in beweging zetten en het eigenaarschap van de medewerker stimuleren door met een zekere regelmaat persoonlijke en gerichte vragen te stellen over het dagelijks werk. Door deze reguliere interactie ervaart de medewerker bereikbaarheid. Naast coach van de mens is De Nieuwe Manager vaak ook manager van het proces. Processen verlopen soepeler als een medewerker persoonlijk wordt benaderd. De inzichten vanuit e-coachen kunnen De Nieuwe Manager ondersteunen in zijn rol. Zo leren zij hoe ze veiligheid kunnen bieden om op afstand vragen te stellen en beantwoord te krijgen en ontstaat er laag-drempeligheid.“

De Nieuwe Manager die zijn skills uitbreidt met e-coach vaardigheden, is in staat nabijheid, verbondenheid, bereikbaarheid en persoonlijk contact te leggen met zijn medewerkers, ondanks dat het aantal momenten waarop men bij elkaar aan tafel zit gereduceerd is. Daarnaast bevordert online begeleiding de zelfredzaamheid van de mensen en het vermogen tot zelfreflectie. In deze tijd waarin medewerkers zelf verantwoordelijk zijn (en vaak ook willen zijn) voor de outputgerichte resultaten en voor hun eigen ontwikkeldoelstellingen, kan dit een reden zijn de stap naar de onbekende wereld van e-coachen te maken.
De stelregels van Grice voor efficiënt taalgebruik*:

1. Relevantie: Is dat wat er staat relevant?
   2. Kwantiteit: Is dat wat er staat voldoende of ruim voldoende geformuleerd? Zeg genoeg, maar wees spaarzaam.
   3. Kwaliteit: Wat is de kwaliteit van hetgeen er staat? Zowel qua inhoud als qua vorm. Klopt het wat je schrijft?
   4. Helderheid: Is dat wat er staat helder en begrijpelijk? Vermijd wollig of indirect taalgebruik. Wees duidelijk.

* ‘E-coaching, direct aan de slag met het nieuwe coachen’, Ribbers & Waringa, 2012

Dit artikel is tot stand gekomen in samenwerking met Martin van Gogh, Katrien Malcontent, Artie Ramsodit en Jacobien van Wittmarschen.

Marjanne Peters, trainer en e-coach

Meer weten over E-coaching? Schrijf je in voor een van de gratis online informatiebijeenkomsten!
Gerelateerde opleiding:
E-coaching Basismodule en Integratiemodule