Moet de nieuwe manager beschikken over e-coachvaardigheden?

“Een manager die beschikt over e-coachvaardigheden is in staat verbondenheid te behouden met zijn medewerkers en zelfredzaamheid te bevorderen, ook al werken manager en medewerkers fysiek op afstand van elkaar.”

Door Marjanne Peters, trainer in de opleiding E-coaching
Dit artikel verscheen eerder (ver voor de corona-crisis) in het digitale Coaching Magazine. Juist nu is het onderwerp meer dan ooit actueel.

Coaches en professioneel begeleiders maken steeds vaker gebruik van de mogelijkheden om mensen online te begeleiden. Met tijd en afstand onafhankelijk werken als één van de voordelen. Daarnaast biedt het online aspect, als je de bijzondere kenmerken van online werken op z’n kracht weet te benutten, onverwachte extra’s. Zoals: tijd om te ‘luisteren naar de geschreven woorden’, bedachtzaam kunnen antwoorden, tijd voor reflectie en de ruimte naast de inhoudelijke communicatie ook oog te hebben voor het persoonlijk contact. Het ‘gesprek’ vindt in alle rust plaats.

Als ervaren e-coach gaan mijn gedachten vaak uit naar de managers van deze tijd. Een tijd waarin Het Nieuwe Werken ingeburgerd is, de span-of-control vaak groot is, teams, manager en medewerkers vaak op verschillende locaties werken en de interne communicatie voor 70-80% online plaatsvindt. Het aantal persoonlijke ontmoetingen neemt af en koffieautomaat-gesprekken, nuttig voor het bevorderen van onderlinge verbondenheid en een effectieve samenwerking, staan onder druk. Hoe zou het zijn als De Nieuwe Manager zijn/haar leidinggevende vaardigheden kan uitbreiden met e-coachvaardigheden, zodat hij/zij ook de online communicatie optimaal kan inzetten ten behoeve van de begeleiding van zijn/haar mensen? Deze vraag houdt mij al langer bezig. Rondvragen levert wisselende reacties op. Het is lang niet voor iedereen vanzelfsprekend dat online werkvormen als e-mail, chat en SMS ingezet kunnen worden bij het begeleiden van mensen. In het bedrijfsleven ziet men mailverkeer vaker als hinderlijk dan heilzaam.

Onpersoonlijk, tijdrovend en risico op misinterpretatie zijn geluiden die we horen. Maakt onbekend onbemind? Tijd om aan 4 professionals, managers en directie in onderwijs en bedrijfsleven, te vragen hoe zij aankijken tegen online begeleiden. We hebben hen een stelling voorgelegd, waarop ieder vanuit eigen achtergrond en ervaring heeft gereageerd. Het levert een kleurrijk beeld op van de verschillende mogelijkheden die zij zien, die uiteindelijk allemaal uitkomen bij hetzelfde vergezicht.

Stelling: De Nieuwe Manager moet ook beschikken over e-coach vaardigheden om op afstand te kunnen leidinggeven.

Jacobien van Wittmarschen
HRD manager bij Facilicom Services Group en Certified eCoach Level II
“Managers die kunnen e-coachen is iets wat een belangrijke succesfactor gaat worden voor de organisatie. Wij zijn hier al op dit moment al mee bezig. Enkele van onze managers zijn hun medewerkers via e-coaching op specifieke thema’s aan het begeleiden.
Drie redenen waarom wij ervoor hebben gekozen managers te laten werken met e-coachen:

1. De klassieke wijze van managen, waar bijna dagelijks contact is met elkaar, komt in onze organisatie steeds minder voor. Medewerkers zijn zelf meer verantwoordelijk voor resultaten. Zelfredzaamheid is daarbij belangrijk. E-coaching sluit daar goed op aan.

2. Teams wisselen sneller van samenstelling, leidinggevende en medewerker moeten met elkaar een resultaat behalen zonder dat zij elkaar door en door kennen. Dit vraagt snel schakelen om iemand op specifieke thema’s te kunnen begeleiden. Een manager die de vaardigheden van het e-coachen onder de knie heeft, kan zijn medewerker op een persoonlijke manier begeleiden ook al kennen ze elkaar nog maar kort.

3. Voor een manager is het belangrijk frequent contact te hebben met zijn/haar medewerker om te kunnen werken aan ontwikkelingsdoelstellingen. Door de afstand is het moeilijk face to face gesprekken te realiseren. Daarbij gaat er declarabele tijd verloren bij de opdrachtgever als onze medewerker regelmatig weg is voor ontwikkelgesprekken. E-coaching maakt het mogelijk enkele keren per week contact te hebben over het ontwikkeldoel, terwijl ieder op zijn eigen locatie kan blijven.
De eerste ervaringen en resultaten moeten we nog even op wachten, maar we kijken er verwachtingsvol naar uit.”

Katrien Malcontent,
Projectmanager bij Randstad HR Solutions
Ervaart het leidinggeven op afstand dagelijks zelf. Katrien: “Ik heb mogen snuffelen aan e-coaching en ben positief verrast welke impact dit heeft. Wat een vak apart. Doordat je analytisch leert lezen en strategisch leert schrijven kan je sneller en dieper tot de kern komen. Dit helpt mij als manager ‘op afstand’ enorm om op een goede manier te kunnen managen. Ook al vind ik het elkaar in levende lijve zien een onmisbaar en plezierig onderdeel van leidinggeven. Als manager vind ik het belangrijk dat je, naast het helder overbrengen van je doel en visie, oog hebt voor je medewerker en hem/haar in zijn kracht kunt zetten en ontwikkelen. Ik denk dat e-coaching mij als manager kan ondersteunen in mijn professionele relatie en de aansturing van mijn medewerkers. Ongeacht of ik ze vaak kan zien, ook via online begeleiding kan ik leidinggeven en coachen en de band blijven voeden.”

Martin van Gogh
Algemeen directeur Hoogendoorn Automatisering (140 Fte), executive coach en Certified eCoach Level II
Martin voegt een extra aspect toe, namelijk de kwaliteit van de mailcommunicatie en de keuze voor de communicatievorm.

“In mijn omgeving merk ik dat veel ondernemers en managers nog heel graag dagelijks contact hebben met hun medewerkers. Bij voorkeur face to face, maar in de dagelijkse praktijk vervallen ze toch in het gebruiken van e-mail als communicatiemiddel. De verleiding is groot, even snel een paar mails beantwoorden… Hoe leger de inbox, hoe rustiger we ons voelen… En, dan gaat het snel mis. Het gaat niet altijd over de zakelijke inhoud, voor we het door hebben komt er een geïrriteerd toontje in de mail, een mening, een oordeel. Als we het over het welbevinden van de collega hebben, dan kan dat wat mij betreft het beste aan tafel. En dan hebben ook moderne managers en ondernemers hun handen vaak nog vol om een ‘goed’ en empatisch gesprek te voeren en hun medewerkers te coachen of sturen. Tegelijkertijd zou het een geweldige aanvulling zijn als de manager de vaardigheden en spelregels van e-coaching zou leren toepassen. Om zijn medewerkers via e-coaching op afstand te kunnen begeleiden, maar vooral ook om het taalgebruik* in de inhoudelijke mails te verbeteren en te leren wanneer de e-mail communicatie beter kan stoppen en plaats kan maken voor een gesprek met de medewerker aan tafel.”

“We zien in de reacties dat de manager in deze tijd inderdaad in staat moet zijn om fysieke afstand tot zijn medewerkers te overbruggen. Daarnaast houden we graag in stand wat nog zo bekend is, namelijk het persoonlijk gesprek. Het gesproken woord en de non-verbale communicatie die daarbij hoort, is een aspect dat hoog gewaardeerd wordt door managers en medewerkers. Hoe breng je de huidige werkelijkheid van werken op afstand en de snelheid van online communicatie nu samen met de behoefte aan persoonlijk contact in samenwerkingsverbanden?”

De analyse en visie van Artie Ramsodit
Onderzoeksbegeleider en onderwijsontwikkelaar bij Hogeschool van Amsterdam en tevens gemeenteraadslid PvdA in Haarlem
Artie richt zich op het belang van verbinding en de factoren die daarop van invloed zijn:
“De Nieuwe Manager is effectief wanneer hij (samen)werkt met betrokken medewerkers. Dat vraagt om leiderschap vanuit verbinding. Juist nu, met het nieuwe werken waar face-to-face contacten verschralen, is verbinding essentieel. Deze verbinding vereist van de nieuwe manager; nabijheid, bereikbaarheid en laagdrempeligheid.”

“Het nieuwe werken kan afstand creëren, omdat je elkaar minder vaak ziet. Het risico is dat zowel de blik van de manager, als die van de medewerker vernauwt, beide bezien zaken voornamelijk nog vanuit het eigen perspectief. Het is een uitdaging om nabijheid en afstand samen te brengen. E-coachen biedt kansen de verbinding te leggen.
Via e-mail kan De Nieuwe Manager de reflectie bij medewerkers in beweging zetten en het eigenaarschap van de medewerker stimuleren door met een zekere regelmaat persoonlijke en gerichte vragen te stellen over het dagelijks werk. Door deze reguliere interactie ervaart de medewerker bereikbaarheid. Naast coach van de mens is De Nieuwe Manager vaak ook manager van het proces. Processen verlopen soepeler als een medewerker persoonlijk wordt benaderd. De inzichten vanuit e-coachen kunnen De Nieuwe Manager ondersteunen in zijn rol. Zo leren zij hoe ze veiligheid kunnen bieden om op afstand vragen te stellen en beantwoord te krijgen en ontstaat er laagdrempeligheid.”

“De Nieuwe Manager die zijn skills uitbreidt met e-coachvaardigheden, is in staat nabijheid, verbondenheid, bereikbaarheid en persoonlijk contact te leggen met zijn medewerkers, ondanks dat het aantal momenten waarop men bij elkaar aan tafel zit gereduceerd is. Daarnaast bevordert online begeleiding de zelfredzaamheid van de mensen en het vermogen tot zelfreflectie. In deze tijd waarin medewerkers zelf verantwoordelijk zijn (en vaak ook willen zijn) voor de outputgerichte resultaten en voor hun eigen ontwikkeldoelstellingen, kan dit een reden zijn de stap naar de onbekende wereld van e-coachen te maken.”

De stelregels van Grice voor efficiënt taalgebruik*:
1. Relevantie: Is dat wat er staat relevant?
2. Kwantiteit: Is dat wat er staat voldoende of ruim voldoende geformuleerd? Zeg genoeg, maar wees spaarzaam.
3. Kwaliteit: Wat is de kwaliteit van hetgeen er staat? Zowel qua inhoud als qua vorm. Klopt het wat je schrijft?
4. Helderheid: Is dat wat er staat helder en begrijpelijk? Vermijd wollig of indirect taalgebruik. Wees duidelijk.

* ‘E-coaching, direct aan de slag met het nieuwe coachen’, Ribbers & Waringa, 2012

Dit artikel is tot stand gekomen in samenwerking met Martin van Gogh, Katrien Malcontent, Artie Ramsodit en Jacobien van Wittmarschen.

Marjanne Peters, trainer en e-coach

Meer weten over E-coaching? Schrijf je in voor een van de gratis online informatiebijeenkomsten!

Bron: eerder verschenen digitale Coaching Magazine